Od oktobra 2022, Softline posluje pod blagovno znamko Noventiq.

Zaposleni običajno porabijo veliko časa za vsakodnevne naloge. Z avtomatizacijo ponavljajočih se administrativnih nalog lahko vaša ekipa vloži več truda v produktivnost in podporo dolgoročnih ciljev podjetja. Kljub temu, da se naloge administratorja lahko razlikujejo, avtomatizacija vedno zmanjša delovno obremenitev in poenostavi procese. Tudi v podjetju Softline smo izkusili ponavljajoče se naloge, zlasti pri organiziranju spletnih seminarjev. Toda naši strokovnjaki so te naloge spremenili v popolnoma avtomatiziran, varen in zanesljiv postopek z uporabo storitve Microsoft Power Platform.

Naš izziv: ročno organizirani spletni seminarji

Za organizacijo in upravljanje spletnih seminarjev včasih ni bil potreben le nadzor, ampak tudi aktivni prispevek zaposlenega. Ob prejeti registraciji je naš zaposleni ročno poslal potrditveno e-poštno sporočilo z vsemi podrobnostmi, nato e-poštno sporočilo z opomnikom, po spletnem seminarju pa nadaljnje e-poštno sporočilo. Prav tako je moral ročno upravljati in izvoziti seznam udeležencev ter ga deliti s preostalo ekipo. Poleg tega je bilo posodobljeno poročilo ključnega pomena tudi za spremljanje povratnih informacij in razumevanje rezultatov. Vsi koraki, vključno s shranjevanjem podatkov, e-pošto, vizualizacijo podatkov, arhiviranjem, so bili v roku enega tedna zamenjani z avtomatiziranim postopkom.

Naša rešitev: avtomatiziran postopek po meri v enem tednu

Ko so naši strokovnjaki razumeli izziv, so zasnovali rešitev s pomočjo storitev, ki so že integrirane v Microsoft 365, tako da bodo nemoteno delovale ena z drugo. SharePoint se je izkazal za učinkovito shrambo zapisov obrazcev za registracijo, hkrati pa je olajšal upravljanje. Power Automation Flows je zagotovil avtomatizacijo korakov zbiranja in arhiviranja dohodnih podatkov. Posodobitve in potrebne informacije so bile v skupni rabi v namenski skupini storitve Teams, zato e-poštna sporočila niso bila potrebna. Power BI je poskrbel za posodobljeno analitiko za vsakega udeleženca, ki se osredotoča izključno na pomembne vpoglede z vizualizacijo podatkov.

Ena najprivlačnejših prednosti novega poteka dela je vizualizacija podatkov. Rezultati v realnem času in avtomatizirane v oblaku shranjene nadzorne plošče so postale vedno in kadar koli dostopne s katere koli naprave. Strokovna analiza je bila ustvarjena in vizualizirana v storitvi Teams na podlagi pretoka naborov podatkov.

Pameten pristop, cenjene koristi

Zaradi avtomatizacije se je delovna obremenitev registracij na spletni seminar zmanjšala za približno 80 %.  Celoten postopek je postal hitrejši, naročniki pa so potrdilo prejeli takoj po prijavi, tudi ob koncu tedna. Poleg tega rešitev ni zahtevala nobene dodatne licence, celoten postopek pa je ostal v okviru orodij Microsoft 365, kar je odpravilo zaplete pri obdelavi in posredovanju podatkov.

Avtomatizacijo lahko prilagodimo določeni nalogi ali jo razširimo na celotne procese – njena uporabnost je skoraj neskončna. Prav tako je mogoče avtomatizirati sistem rezervacij delovnih postaj v odprti pisarni, kot tudi zbiranje povratnih informacij od zaposlenih.

Vaša vrednost

Nakup licence za Microsoft 365 običajno pomeni veliko več kot dostop do najbolj priljubljenih aplikacij, kot so Outlook, Excel ali PowerPoint. S podporo naših strokovnjakov lahko raziščete in samozavestno uporabljate vse funkcije, ki jih ponuja. Z rešitvijo Power Platform vam bomo pomagali kar najbolje izkoristiti vaše obstoječe storitve. Obrnite se na nas, oblikovali in optimizirali bomo vaše procese za večjo produktivnost in učinkovitost.