Od oktobra 2022, Softline posluje pod blagovno znamko Noventiq.

Danes moramo biti zmožni sodelovati s sodelavci, partnerji in strankami, zato je treba ustrezno zaščititi dostop do podatkov prek različnih storitev in naprav, ne glede na to, kje opravljamo svoje delo. Microsoft zagotavlja različne rešitve za varovanje naših podatkov – ena od teh so oznake občutljivosti. S to rešitvijo lahko zaščitimo naše datoteke ali elektronska sporočila ter tako le določenim osebam omogočimo dostop do njih oziroma ravnanje z njimi. Oznake občutljivosti, ki jih zagotavlja rešitev Microsoft Information Protection, omogočajo uporabnikom, da razvrščajo dokumente, datoteke in elektronska sporočila tako, da so podatki zaščiteni – ne glede na to, s kakšne naprave, aplikacije ali storitve dostopate do njih. Te oznake pa ne omejujejo uporabnikove učinkovitosti in sposobnosti za sodelovanje.

Kaj so oznake občutljivosti

Oznake občutljivosti so namenjene zaščiti specifične vsebine, ki jo delimo z našimi kolegi znotraj ali zunaj organizacije. Te oznake lahko uporabniki ali administratorji določijo ročno ali pa samodejno na podlagi vsebine. Uporabnikom omogočajo, da dokumente razvrščajo glede na to ali jih je organizacija predhodno označila z oznakami zaupno ali strogo zaupno, ter tako določajo, kaj uporabniki lahko storijo s posamezno datoteko.

Oznake občutljivosti so primerne za šifriranje elektronskih sporočil in dokumentov, s čimer nepooblaščenim osebam preprečite dostop do podatkov ali možnost, da bi dodale oznako zaupno določeni vsebini. Uporabniki lahko označijo datoteko kot »Osebno«, če vsebuje podatke, ki niso za službene namene, ali »Javno«, če so ti poslovni podatki specifično pripravljeni za javno rabo. Uporabniki lahko dodajajo vodne žige, glave in noge po meri, ki opredeljujejo določeno raven občutljivosti ali aktivirajo aplikacijo v oblaku oziroma zaščito končne točke, s čimer preprečijo kopiranje vsebine v Dropbox, Gmail ali na USB pogon. Oznake občutljivosti ščitijo tudi vsebino v aplikacijah Office na različnih platformah ali napravah, ter ščitijo vsebnike, ki vključujejo Teams, skupine storitve Microsoft 365 in mesta SharePoint.

Oznake občutljivosti ne varujejo le podatkov, temveč tudi pomagajo slediti življenjskemu ciklu zaščitenih dokumentov. Administratorji, ki uporabljajo orodja za nadzor, lahko vidijo, kdo je odprl dokument in s kom je bil deljen, vzpostavijo obvestila in se odločijo prekiniti ali spremeniti pravice za deljenje dokumenta z drugimi osebami.

Oznake občutljivosti je mogoče prilagoditi potrebam organizacije. Za različne ravni občutljive vsebine organizacije je mogoče ustvariti različne stopnje zaščite. Platforma za varstvo informacij je dostopna za aplikacije in storitve tretjih oseb, saj se oznaka shrani kot besedilo v metapodatkih za datoteke in elektronska sporočila. Ker se oznaka shrani v metapodatkih, jo dejansko gostuje vsebina, ne glede na to, kje je shranjena. Edinstvena identifikacija oznake tako postane osnova za uporabo in izvajanje politik, ki jih konfigurirate.

Politika dodeljevanja oznak občutljivosti

Ko ustvarimo oznake občutljivosti, moramo pripraviti politiko dodeljevanja oznak občutljivosti in jo deliti znotraj organizacije. Oznake lahko uporabljamo za dokumente storitve Office in elektronska sporočila ter drugo vsebino, ki podpira oznake občutljivosti. Lahko izbiramo uporabnike in skupine, katerim je dovoljena uporaba oznak. Oznake se lahko objavijo za katero koli specifično varnostno skupino uporabnikov ali elektronskih sporočil, distribucijsko skupino ali skupino storitve Microsoft 365 v Azure AD. Privzeta oznaka se lahko uporabi za vse nove dokumente in elektronska sporočila, ki jih ustvarijo uporabniki in skupine, vključeni v politiko dodeljevanja oznak občutljivosti. 

Ta rešitev nam omogoča, da mora uporabnik spremembo oznake razložiti, če skuša oznako odstraniti ali jo zamenjati z oznako nižjega reda, prav tako pa nam omogoča, da od uporabnikov zahtevamo, da uporabijo eno različico oznake za elektronska sporočila in dokumente, drugo pa za vsebnike. Kot del obveznega označevanja pa te različice zagotavljajo, da se oznaka mora uporabiti, preden uporabniki lahko shranijo dokumente in pošljejo elektronska sporočila ter ustvarijo nove skupine ali mesta. Če se želimo prepričati, da uporabniki vedo, katere oznake občutljivosti morajo uporabiti in na kakšen način, lahko posredujemo povezavo do strani s pomočjo po meri, ki se prikaže na dnu menija oznake občutljivosti v aplikacijah Office.

Uporabljajte oznake občutljivosti in se prepričajte, da so datoteke in elektronska sporočila vaše organizacije varne, ne glede na to, na katerih napravah so dostopne. Povprašajte naše Softline IT strokovnjake za nasvet, saj imajo številne izkušnje z vzpostavljanjem strukture označevanja in izvajanja rešitve z oznakami občutljivosti v organizacijo.